Privacyverklaring – KLYR® Aligners
Laatst bijgewerkt: juli 2026
1. Wie zijn wij?
KLYR® Aligners is een handelsnaam van KLYR Aligners B.V. (hierna: “KLYR”, “wij”, “ons” of “onze”), gevestigd aan de Diepenhorstlaan 10A, 2288 EW Rijswijk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90464125.
KLYR levert op maat gemaakte orthodontische aligners aan tandartspraktijken in Nederland en daarbuiten. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / EU 2016/679) voor de persoonsgegevens die via deze website en onze dienstverlening worden verzameld.
Contactgegevens voor privacyzaken: E-mail: privacy@klyraligners.com Telefoon: +31 (0)85 2100 300 Post: KLYR Aligners B.V., t.a.v. Privacy, Diepenhorstlaan 10A, 2288 EW Rijswijk
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op:
- bezoekers van de website klyraligners.com (en eventuele subdomeinen);
- tandartsen, orthodontisten en praktijkmedewerkers die contact met ons opnemen, een account aanmaken of bestellingen plaatsen (hierna: “aangesloten praktijken” of “zakelijke relaties”);
- patiënten van wie wij indirect gegevens ontvangen via aangesloten praktijken ten behoeve van de vervaardiging van maatwerk-aligners.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
3.1 Gegevens die u zelf aan ons verstrekt
- Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, praktijknaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
- Accountgegevens: gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), communicatievoorkeuren.
- Bestel- en transactiegegevens: bestelde producten, factuuradressen, betalingsgegevens.
- Correspondentie: inhoud van e-mails, contactformulieren, WhatsApp-berichten en telefonisch contact.
3.2 Gegevens die wij ontvangen van aangesloten praktijken
Ten behoeve van de vervaardiging van maatwerk-aligners kunnen aangesloten praktijken de volgende patiëntgegevens aan ons overdragen:
- naam, geboortedatum en geslacht van de patiënt;
- intraorale scans, digitale gebitsmodellen en/of foto’s;
- klinische indicatie en behandelplan.
Let op: KLYR verwerkt deze patiëntgegevens uitsluitend in opdracht en ten behoeve van de aangesloten praktijk. De behandelrelatie bestaat tussen de patiënt en de praktijk. De tandarts of orthodontist blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de patiëntgegevens; KLYR treedt hierbij op als verwerker (art. 28 AVG). Met iedere aangesloten praktijk sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
3.3 Gegevens die automatisch worden verzameld
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, taalinstellingen.
- Gebruiksgegevens: bezochte pagina’s, klikgedrag, sessieduur, verwijzende URL.
- Cookie-gegevens: zie artikel 9 (Cookies & tracking).
4. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw gegevens?
| Doel | Rechtsgrondslag (AVG) |
|---|---|
| Uitvoering van overeenkomsten met aangesloten praktijken (bestellen, produceren en leveren van maatwerk-aligners) | Art. 6(1)(b) – uitvoering overeenkomst |
| Verwerking van patiëntgegevens voor de vervaardiging van aligners in opdracht van de praktijk | Art. 6(1)(b) jo. art. 28 AVG (verwerkersovereenkomst); voor gezondheidsgegevens: art. 9(2)(h) AVG (noodzakelijk voor de gezondheidszorg) |
| Facturatie, boekhouding en financiële administratie | Art. 6(1)(b) en art. 6(1)(c) – wettelijke verplichting |
| Klantenservice en communicatie (beantwoording van vragen, ondersteuning) | Art. 6(1)(b) – uitvoering overeenkomst en art. 6(1)(f) – gerechtvaardigd belang |
| Verbetering van onze website, dienstverlening en productontwikkeling | Art. 6(1)(f) – gerechtvaardigd belang |
| Marketing en nieuwsbrieven (uitsluitend B2B, aan bestaande en potentiële zakelijke relaties) | Art. 6(1)(a) – toestemming, of art. 6(1)(f) – gerechtvaardigd belang (bestaande klantrelatie conform art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht, Wet medische hulpmiddelen) | Art. 6(1)(c) – wettelijke verplichting |
| Bescherming van onze rechten bij geschillen | Art. 6(1)(f) – gerechtvaardigd belang |
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden:
- Productiepartners: voor de vervaardiging van aligners schakelen wij gespecialiseerde productie- en CAD/CAM-partners in Nederland in. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten.
- Bezorgdiensten: voor de verzending van producten werken wij samen met logistieke dienstverleners (o.a. FedEx).
- IT- en hostingdienstverleners: voor het hosten van onze website, e-mailsystemen en opslag van bedrijfsgegevens.
- Boekhouding en facturatie: voor onze financiële administratie maken wij gebruik van boekhoudplatforms (o.a. Moneybird).
- Overheidsinstanties en toezichthouders: wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
- Professionele adviseurs: advocaten, accountants of vergelijkbare adviseurs wanneer noodzakelijk voor de bescherming van onze rechten.
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
In beginsel worden uw persoonsgegevens verwerkt binnen de EER. Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is (bijvoorbeeld aan een productiepartner of IT-dienstverlener), treffen wij passende waarborgen:
- EU Standard Contractual Clauses (SCC’s), goedgekeurd door de Europese Commissie;
- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, indien van toepassing; of
- andere door de AVG erkende waarborgen.
U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen via privacy@klyraligners.com.
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens zakelijke relaties | Gedurende de relatie + 2 jaar na beëindiging |
| Bestel- en transactiegegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Patiëntgegevens (verwerking in opdracht van praktijk) | Conform de verwerkersovereenkomst; in beginsel tot maximaal 3 maanden na voltooiing van de opdracht, tenzij de praktijk anders instrueert |
| Correspondentie | 2 jaar na afronding van het verzoek of de vraag |
| Websitegegevens en cookies | Zie artikel 9 |
| Marketingcommunicatie (opt-in-gegevens) | Tot intrekking van de toestemming + 30 dagen verwerkingstijd |
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
8. Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- versleutelde communicatie (HTTPS/TLS) op al onze webportalen;
- toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe;
- versleutelde opslag van wachtwoorden en gevoelige gegevens;
- regelmatige back-ups en herstelcapaciteit;
- bewustwordingstraining van medewerkers die met persoonsgegevens werken;
- verwerkersovereenkomsten met alle partijen die in onze opdracht gegevens verwerken.
In het geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, aan u.
9. Cookies en tracking
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.
9.1 Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website (bijv. sessiecookies, beveiligingscookies). Hiervoor is geen toestemming vereist.
9.2 Analytische cookies
Wij gebruiken Google Analytics (met geanonimiseerd IP-adres) om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst met uw toestemming.
9.3 Marketingcookies
Indien wij marketingcookies gebruiken (bijv. voor retargeting via LinkedIn of Meta), plaatsen wij deze uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming.
Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u via een cookiebanner gevraagd om uw voorkeuren aan te geven. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website of door uw browserinstellingen aan te passen.
10. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage (art. 15 AVG) – U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG) – U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op wissing (art. 17 AVG) – U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, tenzij een wettelijke bewaartermijn dit verhindert.
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG) – U kunt vragen om de verwerking tijdelijk stil te leggen.
- Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) – U kunt vragen om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar (art. 21 AVG) – U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
- Recht om toestemming in te trekken – Waar wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Hoe dient u een verzoek in?
Stuur uw verzoek naar privacy@klyraligners.com of per post naar het adres vermeld in artikel 1. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij u vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen (waarbij u het BSN en de pasfoto mag afschermen). Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn met maximaal 60 dagen worden verlengd, waarover wij u vooraf informeren.
Klacht indienen
Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
11. Patiëntgegevens — rolverdeling
KLYR ontvangt patiëntgegevens uitsluitend van en in opdracht van de aangesloten tandartspraktijk. In deze relatie geldt:
- De tandarts of orthodontist is verwerkingsverantwoordelijke voor de patiëntgegevens. De behandelrelatie en het medisch dossier vallen onder de verantwoordelijkheid van de praktijk, conform de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).
- KLYR treedt op als verwerker. Wij verwerken de ontvangen gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor de praktijk deze aan ons heeft verstrekt: de vervaardiging en levering van maatwerk-aligners.
- Met iedere aangesloten praktijk sluiten wij een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG) waarin de aard, het doel, de duur en de beveiligingsafspraken van de verwerking worden vastgelegd.
Patiënten die vragen hebben over de verwerking van hun gegevens door KLYR, dienen zich in eerste instantie te wenden tot hun behandelende tandarts of orthodontist. Desgewenst kunnen zij ook rechtstreeks contact met ons opnemen via privacy@klyraligners.com.
12. Minderjarigen
Onze website en diensten richten zich op tandheelkundige professionals. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar via onze website. Indien alignerbehandelingen betrekking hebben op minderjarige patiënten, verloopt de gegevensverwerking via de aangesloten praktijk, die verantwoordelijk is voor het verkrijgen van toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
13. Links naar derden
Onze website kan links bevatten naar websites van derden (bijv. sociale media, samenwerkingspartners). KLYR is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze externe websites. Wij adviseren u om het privacybeleid van deze websites te raadplegen voordat u daar persoonsgegevens verstrekt.
14. Marketing en afmelding
Wij kunnen u als (potentiële) zakelijke relatie informeren over onze producten en diensten. Dit doen wij uitsluitend:
- wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven; of
- in het kader van een bestaande klantrelatie, voor soortgelijke producten en diensten (soft opt-in conform art. 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet).
U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door een verzoek te sturen naar privacy@klyraligners.com.
15. Wijzigingen
KLYR behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u hierover, waar mogelijk, voorafgaand aan de inwerkingtreding.
16. Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem contact met ons op:
KLYR Aligners B.V. Diepenhorstlaan 10A 2288 EW Rijswijk
E-mail: privacy@klyraligners.com Telefoon: +31 (0)85 2100 300
Versie: juli 2026 — KLYR Aligners B.V., KvK 90464125